Jak zorganizować konferencję biznesową?

Jak zorganizować konferencję biznesową?

Konferencje kojarzą nam się głównie ze środowiskami naukowymi, ale coraz bardziej popularne stają się one również w świecie biznesowym. Ważne, aby takie spotkanie było dobrze zorganizowane.

Pytanie, na które musi odpowiedzieć sobie każdy, kto chce zorganizować firmową konferencję, brzmi następująco: przygotować ją samemu czy może zlecić to zadanie profesjonalnej firmie? Jak w wielu innych kwestiach, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Wszystko zależy od tego, czy w przedsiębiorstwie znajdą się pracownicy odznaczający się kompetencjami niezbędnymi do zorganizowania takiego eventu. Jeśli ich brakuje, najlepszą opcją będzie skorzystanie z usług specjalistycznych firm, zajmujących się organizowaniem konferencji. Niektóre z nich oferują nawet ciekawe pakiety konferencyjne – sprawdż promocje dostępne na rynku zanim zdecydujesz się na konkretną firmę.
 
 
Organizacja konferencji
 
Zorganizowanie konferencji biznesowej jest dość sporym wyzwaniem. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych aspektów, na które każdy organizator powinien zwrócić uwagę.
 
 
Cel i tematyka spotkania
 
To chyba najważniejsze elementy. Rzutują one na termin spotkania, miejsce, w którym się ono odbędzie; również na to, jacy goście zostaną zaproszeni. W większych firmach często z okazji tego typu spotkań wynajmuje się doświadczonych prelegentów obeznanych z poruszanym na konferencji tematem.  Tematykę należy ustalić co najmniej pół roku przed spotkaniem. Jest to czas wystarczająco długi, by dopiąć wszystko na ostatni guzik i zadbać o najdrobniejsze szczegóły.
 
 
Budżet 
 
To kolejny istotny element. Precyzyjne oszacowanie kosztów związanych z organizacją konferencji pozwoli przygotować się firmie finansowo na ten wydatek oraz ewentualnie zmodyfikować uprzednie plany, jeśli pociągają one za sobą zbyt duże koszta.
 
 
Uczestnicy
 
Pełna lista wszystkich uczestników zebrania powinna zostać ustalona co najmniej miesiąc przed terminem konferencji. W przeciwnym razie mogą się pojawić problemy z rezerwacją noclegów itp.
 
Warto byłoby również odpowiednio wypromować planowaną konferencję. Doskonale się sprawdzą afisze reklamowe, spoty w radio lub TV, bannery w internecie. Im więcej wysiłku włożymy w promocję, tym większa szansa, że wiadomość o naszym evencie dotrze do szerokiego grona odbiorców.